Machst du diese 7 Fehler in deinem Gmail-Konto?

Mit einem Gmail-Konto kann man eine ganze Menge anstellen. Einiges sollte man auf jeden Fall in Gmail tun. Hier die wichtigsten Dinge, die jeder tun sollte – aber leider nur wenige wirklich tun:

Backups anlegen

Es passiert! Es passiert täglich und es passiert fast jedem irgendwann einmal. Plötzlich sind wichtige Mails, Kontakte, Kalendereinträge oder Dokumente verschwunden. Das ist besonders übel, wenn man Gmail auch für geschäftliche Dinge verwendet. Von Google sollte man in einem solchen Fall nicht all zuviel erwarten, ist jeder Nutzer im Prinzip doch selbst für Account-Sicherheit und Backups verantwortlich. So etwas wie Garantien oder Sicherungen, auf die Nutzer zurückgreifen können, gibt es nicht. Daher sollte man mit dem Erstellen von Backups nicht warten, bis man diese benötigt oder man aus Schaden bereits klug geworden ist.

Kontakte und Kalender lassen sich mit wenigen Mausklicks exportieren und lokal abspeichern. Bei Mails empfehle ich persönlich das kostenlose MailStore Home. Hier lassen sich auch Backups planen und die Ordnerstruktur bleibt erhalten. Zudem lässt sich das Archiv jederzeit bequem durchsuchen.

Für Sicherheit sorgen

Immer wieder erlebe ich, wie schnell ein Gmail-Account von Angreifern übernommen wird. Sei es durch das infizieren mit Schadsoftware, oder weil das Passwort auch auf anderen Webseiten verwendet wird. Google bietet eine ganze Reihe an Sicherheitsfunktionen, die dann auch genutzt werden sollten. Ich empfehle:

1. Passwörter nur einmalig verwenden (also nur für ein Konto). Oft wird das selbe Passwort auf verschiedenen Seiten verwendet. Wird eine solche Seite gehackt oder ist der Inhaber nicht vertrauenswürdig, gelangt das Passwort schnell in falsche Hände. Blöd, wenn dieses Passwort dann auch Zugriff auf den eigenen Gmail-Account gewährt.
2. Die Bestätigung in 2 Schritten aktivieren. Dadurch wird neben dem Passwort noch ein zusätzlicher Code benötigt. Dieser wird am Smartphone angezeigt. So können Angreifer selbst dann nicht in das eigene Konto, wenn sie Mailadresse und Passwort kennen.
3. Die Checkliste für Sicherheit nutzen. Google bietet diese allen Nutzern an und sie sollte definitiv beachtet werden.

Die Wiederherstellungsinformationen aktuell halten

Google kann im Falle eines Verlustes des Kontos nur sehr wenig tun, wenn die Wiederherstellungsinformationen nicht aktuell sind. Jeder Nutzer sollte daher alle Informationen – und insbesondere die Handynummer – stets aktuell halten.

Grundsätzlich empfehle ich zudem, diese Seite einfach Mal komplett durchzugehen: https://myaccount.google.com/

Zudem bietet es sich an, das Konto bewusst zu nutzen. Mails senden und empfangen, Kontakte anlegen, Labels nutzen, usw. Für den Fall, dass man die Wiederherstellung durchlaufen muss, wird nämlich genau danach gefragt.

Die Google Labs verwenden 

Gmail bietet in der Grundausstattung schon sehr viele Funktionen und lässt sich bequem bedienen. Trotzdem gibt es einige Funktionen, die noch nicht fest integriert wurden, auf Wunsch aber optional aktiviert werden können. Für eben solche Funktionen, die man vorab testen kann, gibt es die Google Labs. In der Vergangenheit kam es immer wieder vor, das Funktionen so gut bei den Nutzern ankamen, dass sie später fest integriert wurden.

Die Google Labs befinden sich hier: https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=Xm#settings/labs

Filter und Labels verwenden

Filter sind ein sehr mächtiges Instrument, um der täglichen Mailflut Herr zu werden. Die Labels fungieren dabei als eine Art verbesserter Ordner.

Filter

Die Filter sorgen dafür, dass eingehende Mails nach Wunsch behandelt werden. So kann bspw bei eingehenden Mails von bestimmten Absendern eine automatische Antwort gesendet werden, Mails lassen sich automatisch einsortieren oder aber weiterleiten. Filter eignen sich auch hervorragend, um unwichtige Mails ganz aus dem Posteingang zu verbannen und später gebündelt abzuarbeiten.

Filter lassen sich hier erstellen und bearbeiten: https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=Xm#settings/filters

Labels

Labels ersetzen in Gmail die Ordner. Im Prinzip muss man sich das Ganze wie eine Art Aufkleber vorstellen, die man nach Belieben an Mails anbringen kann. Der große Vorteil ist, dass jede Mail nur einmal vorhanden ist, aber dennoch in verschiedenen Labeln gefunden werden kann. Statt also bspw die eintreffende Mail vom Chef zum Projekt X einmal im Ordner “Chef” und einmal im Ordner “Projekt X” zu speichern – wodurch sich die Größe aufgrund der Kopie im zweiten Ordner verdoppelt – bringt man einfach besagte Labels an. Dadurch lässt sich die Mail schnell finden, belegt aber nur einmalig Speicherplatz. Zudem kann man durch Filter automatisch Labels anbringen lassen und diese farblich hervorheben.

Die Labels sind hier zuhause: https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=Xm#settings/labels

Externe Mailadressen einbinden

Gmail lässt sich bequem als Kommunikationszentrale für alle Mailkonten verwenden. So kann man neben der eigenen Gmail-Adresse auch bis zu 5 externe Postfächer bedienen. Alle Mails landen bequem im selben Posteingang, lassen sich nach Wunsch automatisch labeln und auch das versenden mit mehreren Mailadressen ist problemlos möglich.

Die Einstellungen dafür befinden sich hier: https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=Xm#settings/accounts

Den Posteingang anpassen

Viele Nutzer verwenden einen “normalen” Posteingang, bei dem einfach alle Mails wild eintreffen und aufgelistet sind. Andere haben das Ganze gerne etwas aufgeräumter und bevorzugen es, alle ungelesenen Mails an erster Stelle zu sehen. Wieder andere möchten wichtige Mails ganz oben stehen haben. Und zu guter Letzt gibt es dann noch die Profis, die sowohl nach Wichtigkeit, als auch nach gelesen und ungelesen sortieren wollen. All das ist mit einem Klick auf das kleine Kästchen rechts neben dem Wort Posteingang möglich.

Wenn du diese 7 Punkte beachtest, wirst du künftig garantiert noch mehr Freude an deinem Gmail-Account haben. Zugegeben, die tatsächliche Verwendung der Labels, Filter und Art des Posteinganges richtet sich nach dem persönlichen Gusto. Bezüglich Sicherheit, Backup und Wiederherstellung steht es jedoch außer Frage, dass man hier schon im Vorfeld tätig werden muss.